MACROS EN MICROSOFT EXCEL
1. DEFINICIÓN
Si
utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas
encontrado ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones
que haces repetidas veces se podrían automatizar con una macro.
Una macro es
un conjunto de comando que se almacena en un lugar especial de Excel de manera
que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.
Por
ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte
siempre das el mismo formato a los textos, se podría crear una macro para que
lo haga automáticamente por ti. Las macros se utilizan principalmente
para eliminar la necesidad de repetir los pasos de aquellas tareas que realizas
una y otra vez.
LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN
Las macros se
escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como Visual
Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente
todas las funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la funcionalidad
del programa.
Pero
no te preocupes si no eres un programador de computadoras, Excel provee de una
herramienta especial que permite crear una macro sin necesidad
de conocer los detalles del lenguaje de programación.
Aunque
si aceptas el desafío y te introduces en el mundo de la programación VBA pronto
te convertirás en un Ninja de Excel. Verás que crear una macro en
Excel no es tan complicado y será una manera fácil y rápida de eliminar esas
tareas repetitivas que todos los días te quitan minutos preciados de tu tiempo.
GRABADORA EN MACROS
La grabadora
de macros almacena cada acción que se realiza en Excel, por eso es conveniente
planear con antelación los pasos a seguir de manera que no se realicen acciones
innecesarias mientras se realiza la grabación. Para utilizar la grabadora
de macros debes ir a la ficha Programador y seleccionar el comando Grabar
macro.
Al pulsar el botón se mostrará el cuadro de diálogo Grabar macro.
En el
cuadro de texto Nombre de la macro deberás colocar el nombre
que identificará de manera única a la macro que estamos por crear. De manera
opcional puedes asignar un método abreviado de teclado el cual permitirá
ejecutar la macro con la combinación de teclas especificadas.
La
lista de opciones Guardar macro en permite seleccionar la
ubicación donde se almacenará la macro.
·
Este libro. Guarda la macro en el libro actual.
Libro nuevo. La macro se guarda en un libro nuevo y que pueden ser ejecutadas en
cualquier libro creado durante la sesión actual de Excel.
· Libro de macros personal. Esta opción permite utilizar la macro en cualquier momento sin
importar el libro de Excel que se esté utilizando.
También
puedes colocar una Descripción para la macro que vas a crear. Finalmente debes
pulsar el botón Aceptar para iniciar con la grabación de la macro. Al
terminar de ejecutar las acciones planeadas deberás pulsar el botón Detener
grabación para completar la macro.
CREAR UNA MACROS
Voy
a crear una macro que siempre introduzca el nombre de tres
departamentos de una empresa y posteriormente aplique un formato especial al
texto. Para iniciar la grabación debes ir al comando Grabar macro que
se encuentra en la ficha Programador lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo.
Observa
cómo he colocado un nombre a la macro y además he especificado el método
abreviado CTRL+d para ejecutarla posteriormente. Una vez que se pulsa el botón
Aceptar se iniciará la grabación. Observa con detenimiento los pasos.
Al
terminar los pasos se pulsa el comando Detener grabación y la
macro habrá quedado guardada. Para ejecutar la macro recién guardada
seleccionaré una nueva hoja de Excel y seleccionaré el comando Macros.
Al
pulsar el comando Macros se mostrará la lista de todas las macros
existentes y de las cuales podrás elegir la más conveniente. Al hacer clic
sobre el comando Ejecutar se realizarán todas las acciones almacenadas en la
macro y obtendrás el resultado esperado. Por supuesto que si utilizas el método
abreviado de teclado de la macro entonces se omitirá este último cuadro de
diálogo.
EJECUTAR
UNA MACROS
Después
de grabar o crear manualmente una macro, puede ejecutarla de las maneras
siguientes:
1.
Se puede ejecutar una macro por medio
del comando de menú.
2.
Si al crear la macro se asigno un
método abreviado se puede realizar la combinación de teclas que ejecutaran la
macro (CTRL + tecla).
3.
Si la macro fue codificada para
ejecutarse al abrir el libro, esta se ejecutara automáticamente.
Antes
que nada y en cualquiera de los casos arriba mencionados, deberás habilitar
momentáneamente las macros para poder ejecutarlas en Excel. Para ello ve a la
ficha Programador, en el grupo Código, haz clic en Seguridad de macros.
Aparecerá una nueva pantalla En la categoría Configuración de macros, bajo
Configuración de macros, da clic en Habilitar todas las macros y a
continuación, da clic en Aceptar.
EJECUTAR
MACRO DESDE EL MENÚ
Para
ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros…, que se encuentra en el
menú Macros de la pestaña Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro como
el que vemos en la imagen donde tenemos una lista con las macros creadas.
Debemos
seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el
cuadro y se ejecutará la macro.
2.
RESUMEN
MACROS
EN MICROSOFT EXCEL
Una macro es
un conjunto de comando que se almacena en un lugar especial de Excel de manera
que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.
LENGUAJE DE
PROGRAMACIÓN
Las macros se
escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como Visual
Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente
todas las funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la funcionalidad
del programa.
GRABADORA EN MACROS
La grabadora
de macros almacena cada acción que se realiza en Excel, por eso es
conveniente planear con antelación los pasos a seguir de manera que no se
realicen acciones innecesarias mientras se realiza la grabación.
CREAR UNA MACROS
En esta
ocasión mostraré cómo crear una macro en Excel utilizando la
grabadora de macros. La macro será un ejemplo muy sencillo pero permitirá
ilustrar el proceso básico de creación.
EJECUTAR
UNA MACROS
Después
de grabar o crear manualmente una macro, puede ejecutarla de las maneras
siguientes:
1.
Se puede ejecutar una macro por medio
del comando de menú.
2.
Si al crear la macro se asigno un
método abreviado se puede realizar la combinación de teclas que ejecutaran la
macro (CTRL + tecla).
3.
Si la macro fue codificada para
ejecutarse al abrir el libro, esta se ejecutara automáticamente.
EJECUTAR
MACRO DESDE EL MENÚ
Para
ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros…, que se encuentra en el
menú Macros de la pestaña Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro como
el que vemos en la imagen donde tenemos una lista con las macros creadas.
3.
CONCLUSIONES
Las Macros en Excel son útiles entre
otras cosas porque permiten la automatización de tareas repetitivas, por
ejemplo si se da cuenta que todos los días se encuentra creando la misma tabla
dinámica (pero con distintos datos), o colocando el mismo formato a una hoja,
entonces es el momento de automatizar dicha labor por medio de Macros.
4.
RECOMENDACIONES
Para crear una Macro se utiliza el
lenguaje de programación VBA, Visual Basic para Aplicaciones, si bien se puede
simplemente grabar sin tener conocimientos de programación, para ello basta con
que realices una secuencia de acciones y Excel se encargara de crear la Macro.
Si la macro que desea ejecutar es no
firmada digitalmente o ubicada en un ubicación de confianza, puede cambiar
temporalmente el nivel de seguridad que permite que todas las macros.
5.
BIBLIOGRÁFICA O LINKOGRAFIA
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