MANEJO DE DATOS
Una base datos es un conjunto de
datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y cuya información está
almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de datos
pueden almacenar información sobre personas, productos, ventas o cualquier otra
cosa.
Una base de datos organiza la
información relacionada en tablas las cuales están compuestas por columnas y
filas. Una tabla tendrá un número específico de columnas, pero tendrá cualquier
número de filas.
Diseño de bases de datos en Excel
Si diseñas y organizas adecuadamente
la información dentro de tu libro de Excel podrás consultar tus datos de una
manera fácil y eficiente, así que en esta ocasión hablaremos sobre las mejores
prácticas para crear una base de datos en Excel que te permitirán organizar y
estructurar adecuadamente la información.
Crear la base de datos en Excel
Una vez que tenemos el diseño de
la base de datos podemos crearla fácilmente en Excel siguiendo dos recomendaciones:
- Cada tabla del diseño será una tabla de Excel.
- Colocar cada tabla en su propia hoja de Excel.
El motivo para utilizar tablas de
Excel es que existen múltiples beneficios de utilizar tablas entre los cuales
están los filtros y el reconocimiento automático de nuevas filas y columnas.
Por otro lado, la razón por la cual colocar cada tabla en su propia hoja de
Excel es para facilitar el crecimiento de los datos ya que si colocas varias
tablas en una misma hoja probablemente tendrás que moverlas o redefinirlas cada
vez que alguna de ellas aumente de tamaño y se sobrepongan entre sí.
Consultar la base de datos en Excel
Una vez que se ha creado la base
de datos en Excel y comiencen a crecer los datos, seguramente te encontrarás
con la necesidad de relacionar la información de diferentes tablas para obtener
datos complementarios. Por ejemplo, considera las siguientes dos tablas:
La Hoja. Ordenes contiene una
tabla llamada Ordenes y la Hoja. Clientes contiene la tabla Clientes. Si al
consultar la tabla Ordenes deseo conocer el Email del cliente que ha efectuado
dicha compra, puedo utilizar funciones de Excel para obtener dicha información.
Ya que estoy utilizando tablas de Excel, puedo hacer uso de las referencias
estructuradas, por ejemplo:
=BUSCARV (Ordenes [IDCliente],
Clientes, 5, FALSO)
Esta fórmula buscará el valor de
la columna IDCliente, que pertenece a la tabla Ordenes, dentro de la tabla
Clientes y devolverá la columna 5 de esta última tabla. Observa el resultado de
la fórmula:
El resultado de la fórmula es correcto
ya que la orden número 1 fue hecha por el cliente con un IDCliente igual a 5 y
que corresponde a Luis cuyo Email es el mostrado en la celda F2. De esta manera
puedes relacionar la información de las diferentes tablas en tu base de datos
en Excel, ya sea utilizando la función BUSCARV o la combinación de funciones
INDICE/COINCIDIR ya que ambas nos permite crear fórmulas para buscar datos.
ORDENAMIENTO
Ordenar los datos es una parte
esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en
orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de
mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda
a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más
fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.
Al pulsar el botón de filtro en
el encabezado de una columna veremos algunas opciones de ordenación de datos.
Al aplicar un criterio de ordenación a una tabla de Excel las filas se
reorganizarán de acuerdo al contenido de la columna por la cual estamos
ordenando. Si la columna contiene datos de tipo texto, entonces podremos
ordenar los valores de A a Z (alfabéticamente) o de Z a A.
Por el contrario, si la columna
contiene datos numéricos, entonces podremos ordenar de menor a mayor o también
podremos hacerlo de mayor a menor. En el caso de que tengamos fechas podremos
ordenar de más antiguo a más reciente o viceversa.
Otra opción de ordenación que nos
da Excel es la de ordenar por color y eso hará que las celdas se ordenen de
acuerdo al color de fondo de las celdas. Esta opción es relevante solamente
cuando hemos aplicado algún formato condicional a las celdas para modificar su
color de fondo o el color de la fuente.
Múltiples criterios de ordenación
Es posible ordenar una tabla
indicando diferentes criterios de ordenación. Por ejemplo, es posible ordenar
los datos primero por fecha, después por país y posteriormente por región. Para
lograr este tipo de ordenación haremos uso del comando Inicio > Ordenar y
filtrar > Orden personalizado lo cual mostrará el siguiente cuadro de
diálogo:
La parte superior del cuadro de
diálogo Ordenar contiene botones que nos permiten establecer múltiples niveles
de ordenación. A continuación explico cada uno de esos botones:
- Agregar nivel: Nos permite agregar un nuevo nivel de ordenación.
- Eliminar nivel: Si ya no deseamos que se aplique un criterio de ordenación podemos eliminarlo de la lista.
- Copiar nivel: Hace una copia del nivel seleccionado.
- Flechas arriba y abajo: Nos permiten mover los niveles de ordenación hacia arriba o hacia abajo para establecer un orden preferido.
- Opciones: Con este botón podemos indicar si la ordenación de datos va a distinguir entre mayúsculas y minúsculas.
Normalmente Excel ordena los
datos numérica o alfabéticamente, pero pueden existir ocasiones en las que
deseemos ordenar por meses o días de la semana.
Dentro del cuadro Opciones de
ordenación existe esa posibilidad, desplegando el cuadro combinado Primer
criterio de ordenación: podemos escoger qué tipo de ordenación queremos.
Por defecto está seleccionada
Normal (que es la correspondiente a orden numérico y alfanumérico).
Una lista se puede ordenar de la
siguiente manera:
Cronológicamente-----Fechas
Alfabéticamente-------Rótulos
Numéricamente-------Valores
FILTRO AVANZADO
Si queremos filtrar los registros
de la lista por una condición más compleja, utilizaremos el cuadro de diálogo
Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de cálculo, unas filas
donde indicaremos los criterios del filtrado.
Para abrir el cuadro de diálogo
Filtro avanzado, acceder al menú Datos - Filtro - Filtro Avanzado....
Rango de la lista: Aquí
especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar el filtro.
Rango de criterios: Aquí
seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de
criterios).
También podemos optar por guardar
el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opción Copiar a otro
lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que
recibirán el resultado del filtrado.
Si marcamos la casilla Sólo
registros únicos, las repeticiones de registros (filas con exactamente los
mismos valores) desaparecerán.
Para volver a visualizar todos
los registros de la lista, acceder al menú Datos - Filtro - Mostrar todo.
VALIDACIÓN DE DATOS
La validación de datos en Excel o
lista desplegable en Excel como algunos le llaman permite restringir el tipo de
dato que se debe ingresar en una celda, dichos datos son aceptados o rechazados
con base a una configuración previa realizada por el usuario.
La validación de datos en Excel
es útil cuando se requiere evitar errores de escritura o valores fuera de un
rango determinado, esto se hace comparando el dato ingresado con determinada
condición, que puede ser:
- El dato ingresado debe encontrarse incluido en una lista de Excel
- El dato ingresado debe ser un número
- El dato ingresado debe ser una fecha y encontrarse en determinado rango
- La cantidad de caracteres ingresados no debe superar determinada cantidad.
En el caso que no se cumpla la
condición que se implementó en la validación de datos en Excel se puede
configurar un mensaje para que presente el error, al mismo tiempo se puede
configurar un mensaje para que aparezca en el momento en el que se está
posicionado en la celda, a este se le llama mensaje de entrada.
Pasos para implementar la validación de datos en Excel:
Establezca el tipo de validación
que aplicará, si requiere una lista debe crearla y tenerla lista para el
siguiente:
- Haga Clic en la celda que desea aplicar la validación de datos en Excel
- Ir a Menú Datos y seleccionar la opción “Validación de datos”
- Configure el criterio de validación
- Configure el mensaje de entrada y mensaje de error
- Haga Clic en botón “Aceptar”.
EJEMPLO PRACTICO
RESUMEN
MANEJO DE DATOS
Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y cuya información está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.
ORDENAMIENTO
Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.
FILTRO AVANZADO
Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, utilizaremos el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de cálculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.
VALIDACIÓN DE DATOS
La validación de datos en Excel o lista desplegable en Excel como algunos le llaman permite restringir el tipo de dato que se debe ingresar en una celda, dichos datos son aceptados o rechazados con base a una configuración previa realizada por el usuario.
RECOMENDACIONES
- Las capacidades de Excel han sido hasta ahora suficientes para ti, entonces te recomiendo seguir los pasos descritos en este artículo para hacer uso de las mejores prácticas en el diseño y construcción de bases de datos en Excel y hacer más eficiente el trabajo y organización de la información.
- Nos ayuda a tener un ordenamiento mas seguro y un suceso mas complejo a la información.
CONCLUSIONES
- La realidad es que hay millones de usuarios de Excel que utilizamos la herramienta como un repositorio de datos y aunque no es formalmente un sistema de gestión de bases de datos, es posible utilizarlo para guardar información útil.
- A menudo nosotros recurrimos a la creación de listas, pero nosotros pensamos que estás con el simple hecho de introducir los datos en las columnas y filas ya tendremos una súper maravillosa lista, pero la realidad es que no es así, porque por ejemplo Excel nos permite no solo hacer una lista sino modificarla a nuestro antojo, filtrarla, ordenarla como nosotros queramos y todo para que tengamos un trabajo más placentero.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
- Ordenar: Reordenar las filas de datos en un orden. Este puede ser alfabético, numérico, o basado en una lista personalizada.
BIBLIOGRÁFICA O LINKOGRÁFIA
- https://exceltotal.com/base-de-datos-en-excel/
- http://conociendoexcel2003.blogspot.pe/2011/04/listas-ordenamiento-y-filtros.html
- https://exceltotal.com/ordenar-y-filtrar-datos-en-excel-2013/
- http://especialistasenexcel.com/validacion-de-datos-en-excel/
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