miércoles, 21 de octubre de 2015

MICROSOFT EXCEL I


MICROSOFT EXCEL

1. CONTENIDO

DEFINICIÓN

Es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo.

Microsoft Excel es una aplicación distribuida por Microsoft Office para hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contable.

También entendido como uno de los programas de software más utilizados y útiles para realizar cálculos, el Excel (o más correctamente Microsoft Excel) es un programa que permite realizar hojas de cálculo, con listas, números y clasificaciones. Luego del Microsoft Word, es el más utilizado del paquete Microsoft debido a su gran utilidad y fácil manejo. La pantalla del Microsoft Excel aparece en forma de columnas con numerosas posibilidades que van agregándose a medida que las versiones del programa se multiplican y mejoran.


El Microsoft Excel o Excel como se lo conoce popularmente, es un programa de software para la realización de hojas de cálculo. Este programa es para uso exclusivo de la plataforma Microsoft Windows, por lo cual no puede funcionar con otras como sucede con los equipos Apple. No es un software libre, lo cual quiere decir que uno debe contar con la licencia para poder acceder a él. Muchas computadoras vienen con el software ya instalado, mientras que otras traen versiones de evaluación gratuitas que duran un par de meses y luego pierden la licencia por lo cual deben ser reemplazadas por versiones legales.

CARACTERÍSTICAS

  1. Celdas.- Esta es la principal forma de ingresar datos, emula directamente los libros de contabilidad.

   2. Efectos.- Son procesos predefinidos en los que introducimos datos y se producen las sumas o movimientos de gráficas automáticamente al existir modificaciones, podemos incluir imágenes que muestren los datos o aspectos directos de la información introducida.

   3. Formatos.- Esta es una de las características que más destacan, pues pueden tener diversos formatos, cambiando desde alineación, hasta tipo y color de letras.

    4. Gráficas.- Con el Excel, podemos utilizar gráficas que dan una idea visual de las estadísticas de los datos que estamos manejando.

  5. Herramientas.- Las herramientas son pequeños procesos predefinidos, que modifican el denominado libro. Con estas se pueden dar efectos que se modifican según los usos que se le den.

  6. Vínculos.- En las hojas de Excel, se pueden insertar vínculos, imágenes o directamente direcciones de internet que se abren automáticamente al hacer clic en el enlace.

   7. Plantillas.- Cuenta con numerosas plantillas preestablecidas que facilitan la creación de diversos documentos como:
- Agendas
- Calendarios
- Facturas
- Horarios
- Informes
- Presupuestos, etc.
Además de que el usuario puede crear sus propias plantillas personalizadas con las especificaciones que necesite.

     8. Compatibilidad.- Este sistema comparte la denominada compatibilidad, que le permite abrir y editar documentos de este tipo realizadas con plataformas similares como son:
- Open office
- KOffice
- Star Office etc.

   9. Evolución.- Este sistema se adapta a las necesidades, transformándose eventualmente mediante actualizaciones o nuevas versiones. Así, cada nueva versión se encuentra mejor estructurada que la anterior, con más funciones y retirando funciones que resultan obsoletas.

    10. Auto textos.- Esta es una de las funciones automáticas más utilizadas, y es cuando los usuarios ingresan datos iguales o similares en las casillas, y el programa los auto-detecta y los convierte en textos con formato y completándolos.

     11. Herramientas.- Cuenta con diversas herramientas para con las que se realizan varias tareas, como auto- suma y otras con las que se facilita hacer diversas operaciones dentro de las distintas celdas que componen la hoja de cálculo automatizando las operaciones evitando al usuario hacer cada operación por separado.

     12. Difusión.- Por las distintas herramientas, facilidad de manejo que posee y demás capacidades que tiene para realizar el trabajo, ha sido el programa de hoja de cálculo que en los últimos años ha tenido mayor difusión en el mundo.


DESCRIPCIÓN DEL ENTORNO DE EXCEL

La ventana de trabajo de Excel contiene los mismos elementos básicos de todas las ventanas de Windows y su manejo es el mismo. El cambio está más bien en su área de trabajo, o sea, en la estructura central de la hoja de cálculo, la cual está formada por un arreglo de filas (horizontales) y columnas (verticales), donde las filas van enumeradas (1, 2, 3, etc) y las columnas se identifican con las letras de alfabeto (A, B, C, etc.).


El lugar donde se unen o se interceptan una fila con una columna se conoce con el nombre de Celda y a su vez cada celda se identifica mediante una coordenada que resulta de unir la letra de la columna con el número de la fila correspondiente, así por ejemplo, la primera celda de toda la hoja de trabajo se identifica como A1 (Columna A, Fila 1).

* Cinta de Opciones: Se ha diseñado para ayudarle a encontrar rápidamente los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas.
Para reducir la aglomeración en pantalla, algunas fichas sólo se muestran cuando son necesarias. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen solo se muestra cuando se selecciona una imagen.
* Nombre de una celda: Está compuesta por la letra de la columna y el número de la fila. Ejemplo A1.

* Cuadro de Nombres: Lugar que muestra la posición actual del puntero de celda, o del nombre asignado a un    rango.
* Barra de Fórmulas: Muestra el contenido de una celda y permite la creación de fórmulas usando un asistente el cual está ubicado en el lado izquierdo de la barra o mediante la escritura de la fórmula en forma manual.
GUARDAR UN LIBRO DE EXCEL

Sea donde sea que desee guardar el libro (en el equipo o en la web, por ejemplo), todo el trabajo de guardar se realiza en la pestaña Archivo. 


Mientras que usa Guardar o presiona Ctrl+G para guardar un libro existente en su ubicación actual, debe usar Guardar como para guardar el libro por primera vez, en una ubicación diferente, o para crear una copia del libro en la misma ubicación o una ubicación distinta. A continuación le mostramos cómo hacerlo:

1. Haga clic en Archivo > Guardar como. 


 
    2. Debajo de Guardar como, elija el lugar donde desea guardar el libro. Por ejemplo, para guardar en su escritorio o en una carpeta del equipo, haga clic en Equipo.


    SUGERENCIA Si desea guardar en su ubicación de OneDrive, haga clic en OneDrive y, a continuación, regístrese (o inicie sesión). Para agregar sus propios sitios a la nube, como una ubicación de Office 365 SharePoint o de OneDrive, haga clic en Agregar un sitio.

    3. Haga clic en Examinar para encontrar la ubicación que desea en su carpeta Documentos. Para elegir otra ubicación en el equipo, haga clic en Escritorio y, a continuación, elija el lugar exacto donde desea guardar su libro. 

    4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el libro nuevo. Escriba un nombre diferente si está creando una copia de un libro existente.


    5. Para guardar el libro en un formato de archivo diferente (como .xls o .txt), en la lista Guardar como tipo (debajo del cuadro Nombre de archivo), elija el formato que desee.        
    6. Haga clic en Guardar. 


    2. RESUMEN 

    MICROSOFT EXCEL

    DEFINICIÓN
    Es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo.
    Microsoft Excel es una aplicación distribuida por Microsoft Office para hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contable.

    CARACTERÍSTICAS
    1.Celdas.- Esta es la principal forma de ingresar datos, emula directamente los libros de contabilidad.
    2.Efectos.- Son procesos predefinidos en los que introducimos datos y se producen las sumas o movimientos de gráficas automáticamente al existir modificaciones, podemos incluir imágenes que muestren los datos o aspectos directos de la información introducida.
    3.Formatos.- Esta es una de las características que más destacan, pues pueden tener diversos formatos, cambiando desde alineación, hasta tipo y color de letras.
    4.Gráficas.- Con el Excel, podemos utilizar gráficas que dan una idea visual de las estadísticas de los datos que estamos manejando.
    5.Herramientas.- Las herramientas son pequeños procesos predefinidos, que modifican el denominado libro. Con estas se pueden dar efectos que se modifican según los usos que se le den.
    6.Vínculos.- En las hojas de Excel, se pueden insertar vínculos, imágenes o directamente direcciones de internet que se abren automáticamente al hacer clic en el enlace.
    7.Plantillas.- Cuenta con numerosas plantillas preestablecidas que facilitan la creación de diversos documentos. Además de que el usuario puede crear sus propias plantillas personalizadas con las especificaciones que necesite.

    8.Compatibilidad.- Este sistema comparte la denominada compatibilidad, que le permite abrir y editar documentos de este tipo realizadas con plataformas similares.
    9.Evolución.- Este sistema se adapta a las necesidades, transformándose eventualmente mediante actualizaciones o nuevas versiones. 
    10.Auto textos.- Esta es una de las funciones automáticas más utilizadas, y es cuando los usuarios ingresan datos iguales o similares en las casillas, y el programa los auto-detecta y los convierte en textos con formato y completándolos. 
    11.Herramientas.- Cuenta con diversas herramientas para con las que se realizan varias tareas, como auto- suma y otras con las que se facilita hacer diversas operaciones dentro de las distintas celdas que componen la hoja de cálculo automatizando las operaciones evitando al usuario hacer cada operación por separado. 
    12.Difusión.- Por las distintas herramientas, facilidad de manejo que posee y demás capacidades que tiene para realizar el trabajo, ha sido el programa de hoja de cálculo que en los últimos años ha tenido mayor difusión en el mundo.

    DESCRIPCIÓN DEL ENTORNO DE EXCEL
     La ventana de trabajo de Excel contiene los mismos elementos básicos de todas las ventanas de Windows y su manejo es el mismo. El cambio está más bien en su área de trabajo, o sea, en la estructura central de la hoja de cálculo, la cual está formada por un arreglo de filas (horizontales) y columnas (verticales), donde las filas van enumeradas (1, 2, 3, etc) y las columnas se identifican con las letras de alfabeto (A, B, C, etc.).
    El lugar donde se unen o se interceptan una fila con una columna se conoce con el nombre de Celda y a su vez cada celda se identifica mediante una coordenada que resulta de unir la letra de la columna con el número de la fila correspondiente, así por ejemplo, la primera celda de toda la hoja de trabajo se identifica como A1 (Columna A, Fila 1).

    GUARDAR UN LIBRO DE EXCEL
    Sea donde sea que desee guardar el libro (en el equipo o en la web, por ejemplo), todo el trabajo de guardar se realiza en la pestaña Archivo. 

    Mientras que usa Guardar o presiona Ctrl+G para guardar un libro existente en su ubicación actual, debe usar Guardar como para guardar el libro por primera vez, en una ubicación diferente, o para crear una copia del libro en la misma ubicación o una ubicación distinta. A continuación le mostramos cómo hacerlo:

    Haga clic en Archivo > Guardar como. 
    Debajo de Guardar como, elija el lugar donde desea guardar el libro. Por ejemplo, para guardar en su escritorio o en una carpeta del equipo, haga clic en Equipo.

    Haga clic en Examinar para encontrar la ubicación que desea en su carpeta Documentos.
    Para elegir otra ubicación en el equipo, haga clic en Escritorio y, a continuación, elija el lugar exacto donde desea guardar su libro. 
    En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el libro nuevo. Escriba un nombre diferente si está creando una copia de un libro existente.
    Para guardar el libro en un formato de archivo diferente (como .xls o .txt), en la lista Guardar como tipo (debajo del cuadro Nombre de archivo), elija el formato que desee.
    Haga clic en Guardar.


    3. SUMMARY

    MICROSOFT EXCEL

    DEFINITION
    It is a computer program developed and distributed by Microsoft Corp. is a software that allows accounting and financial tasks with functions developed specifically to help create and work with spreadsheets.

    Microsoft Excel is a distributed Microsoft Office spreadsheet application. This program is developed and distributed by Microsoft, and is normally used in financial and accounting tasks.

    CHARACTERISTICS
    1. Celdas.- This is the main way to enter data directly emulates the books.
    2. outcomes-are predefined processes in which we introduce data and automatically moves sums or graphic to be changes occur, we can include images or data showing the direct aspects of the information entered.
    3. Formatos.- This is one of the features that stand out, as they can have different formats, changing from alignment to type and color of letters.
    4. Gráficas.- In Excel, we can use graphics that give a visual idea of the statistics that are handling data.
    5. Tools.- The tools are small predefined processes, which modify the so-called book. These effects can be given that change according to the uses to be given.
    6. Vínculos.- In Excel, you can insert links, images or Web addresses directly that open automatically when you click the link.
    7. Plantillas.- has numerous preset templates that make creating various documents. Besides the user can create their own custom specifications need templates.
    8. Compatibilidad.- This system shares the so-called compatibility, allowing you to open and edit documents of this type made with similar platforms.
    9. Evolution.- This system adapts to the needs, possibly by transforming updates or new versions.
    10. Auto textos.- This is one of the most used automatic functions, and when users enter the same or similar data in the boxes, and the program auto-detects and converts them into text format and supplementing.
    11. Tools.- has various tools with which various tasks such as auto sum is made and others that is given to different operations within the different cells that make up the spreadsheet automating operations avoiding the user to each operation separately.
    12. Difusión.- For the various tools, user-owned and other capabilities that have to do the work, has been the spreadsheet program in recent years has had the highest circulation in the world.

    DESCRIPTION EXCEL ENVIRONMENT
    The working window of Excel contains the same basic elements of all windows of Windows and handling is the same. The change is more in your workspace, that is, in the central structure of the spreadsheet, which consists of an array of rows (horizontal) and columns (vertical), where rows are listed (1, 2, 3, etc.) and the columns are identified by letters of the alphabet (A, B, C, etc.).

    Where bind or row intersect with one column known Cell and in turn each cell is identified by a coordinate resulting from joining point of the column number of the corresponding row, and for example The first cell of the entire worksheet is identified as A1 (Column A, Row 1).

    SAVE A BOOK OF EXCEL
    It is where you want to save the book (on the computer or on the Web, for example), all work is performed to save the File tab.
    While using Save or press Ctrl + S to save an existing book in its current location, you must use Save As to save the workbook for the first time, in a different location, or create a copy of the book in the same location or location different. Here's how:

    Click File> Save As.
    Under Save As, choose where you want to save the workbook. For example, to save to your desktop or into a folder on your computer, click Computer.
    Click Browse to find the location you want in your Documents folder.
    To choose another location on your computer, click Desktop, and then choose exactly where you want to save your book.

    In the File Name box, type a name for the new book. Type a different name if you are creating a copy of an existing book.
    To save the book in a different file format (such as .xls or .txt) in the Save As Type list (under the File Name box), choose the format you want.
    Click Save. 

    4. APRECIACIÓN

    ·      Es muy importante tener este programa porque nos permite realizar cálculos financieros, cuentas administraciones, gráficos, entre otras.
    ·   Es un programa que nos permite tener mejor organización, calidad y desarrollo en el trabajo. Muy útil para empresas en la cual llevan controles de todo tipo mayormente gastos, inventarios de mercancías, materia prima, etc.
    ·     Excel es la herramienta que nos facilita trabajar con datos y nos ayuda a tomar decisiones basadas en nuestra información lo cual resultará en mejores decisiones para nuestro negocio o empresa.

    5. CONCLUSIONES
    • Excel está organizada en filas y columnas, cuando se juntan estas dos, se forma una celda. Cada una de las hojas de cálculo Excel es una cuadrícula rectangular que tiene 16.384 filas y 256 columnas. Las filas están numeradas desde el uno y las columnas están rotuladas de izquierda a derecha de la A a la Z, y con combinaciones de letras a continuación. 
    • Excel es una hoja de cálculo que permite trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas, con las cuales se pueden realizar en cualquier área de una empresa, aprovechando todas las ventajas que le ofrece. 
    • Es una herramienta muy importante sobre todo para las empresas, ya que en este programa pueden realizar su contabilidad, sus facturas, análisis de datos, agendas de clientes/proveedores, todo tipo de base de datos, etc. Además puedes crear desde tablas y/o gráficos estáticos o dinámicos, hasta macros.

    6. RECOMENDACIONES
    • Crea gráficos de datos en una sola celda. Con esta nueva característica de Excel, puedes crear pequeños gráficos, útiles para detectar modelos en tus datos y resaltar tendencias importantes, como aumentos y disminuciones, permitiéndote ahorrar valioso tiempo.
    • Filtros mejorados. Como la segmentación de datos que proporciona una visualización mejorada de las tablas y gráficos dinámicos, permitiéndote filtrar datos de una forma que muestre exactamente lo que necesitas, así podrás dedicar menos tiempo a buscar y más a analizar.
    • Analiza y gráfica cualquier dato de manera eficiente. Proporciona una tecnología novedosa que te brinda el poder de integrar datos procedentes de varios documentos de Excel, al tiempo que permite una manipulación increíblemente rápida de grandes grupos de datos con millones de filas.
    • Conectado en cualquier lugar. Publica tus hojas de cálculo en línea y obtén acceso o modificadas desde cualquier equipo y/o teléfono con Windows.
    • Gráficos dinámicos e interactivos. Crea increíbles visualizaciones, con sólo un par de clics.
    • Realiza tareas de forma rápida y sencilla. La nueva vista Microsoft Office Backstage reemplaza al menú Archivo para permitirte guardar, compartir, imprimir y publicar tus hojas de cálculo de manera más rápida y sencilla.
    7. GLOSARIO DE TÉRMINOS
    • Hoja de cálculo: Es un tipo de documento, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas).
    • Formato: Nos permite aplicar de manera selectiva un formato a las celdas de acuerdo a su contenido. Este formato se aplicará de manera automática sobre la celda después de evaluar el cumplimiento de la regla de formato condicional.
    • Reglas de formato condicional: Definir una regla de formato condicional como la condición que debe cumplirse para que Excel aplique el formato a una celda, si la regla no se cumple entonces no se hará ningún cambio a la apariencia de la celda.
    • Formato: En la sección Formato podemos establecer el formato para los números.
    • Fuente: Nos permite elegir la fuente a utilizar así como su tamaño y estilo.
    • Borde: Podemos especificar el estilo y color de los bordes de la celda.
    • Relleno: Elegimos el color de fondo de la celda o una trama.

    8. BIBLIOGRAFÍA O LINKOGRAFÍA

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